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Retour d’expérience fonction logistique : l’ANAP met en avant l’expérience du GHT Paris

Dans le cadre du plan national d’accompagnement à la mise en œuvre des GHT, l’ANAP (Agence Nationale d’Appui à la Performance) a été missionné par le Ministère de la Santé pour réaliser des monographies mettant en valeur les réalisations des établissements et de leurs professionnels dans la construction de filières et de fonctions de soutien et de support partagées à l’échelle territoriale. Dans ce cadre, le GHT Paris a été identifié afin de partager son expérience en matière de réorganisation logistique.

La restructuration des missions achat & logistique au sein du GHT Paris psychiatrie & neurosciences (hôpitaux maison Blanche, Sainte-Anne & Perray Vaucluse) a permis de repenser l’ensemble des missions concernées : magasins, transports, blanchisserie, restauration/alimentation, au sein d’un groupe de 5600 personnels accueillant 60 000 parisiens dans 130 structures réparties dans et en dehors de la capitale. Les objectifs d’efficience n’ont jamais été dissociés d’une recherche de la meilleure prestation délivrée, dans une culture de service qui tienne compte des effets de distance, de gestion, d’organisation humaine, et de réactivité. Ainsi, les fonctions concernées ont été regroupées sur un site unique, géographiquement au plus près des patients ; des logistiques de sites (pour les plus importants) ont également été mises en place pour être au plus près des patients, des consommateurs et de leurs problématiques, assurant dès lors une solution rapide et pratique. Une opération de telle ampleur a suscité logiquement nombre de difficultés et d’ajustements convoquant capacité d’adaptation et inventivité.

A l’instar du service achats du GHT Paris dont les fonctions de chaque établissement n’étaient pas encore regroupées au moment de la fusion des magasins généraux, l’absence d’harmonisation et la difficulté à repérer les interlocuteurs ont pu générer un flottement pour l’ensemble des équipes. Afin de pallier cette perception de désorganisation, la fonction a donc été repensée de manière globale comme suit :

  • Produits stockés : un interlocuteur unique à l’échelle du GHT
  • Produits non stockés : un interlocuteur spécifique par établissement

 

Au regard des nombreux secteurs administratifs, techniques et logistiques concernés par la réorganisation, la question de la mobilité des professionnels a également été centrale. C’est ainsi près de 500 personnes qui ont été concernées par un changement de lieu de travail principal, ce qui peut représenter une opportunité ou un frein dans l’articulation qualité de vie personnelle & professionnelle. Les principaux moyens mobilisés ont porté sur l’accompagnement individualisé des agents, en favorisant la recherche de solutions spécifiques (mobilité, réorientation sur de nouvelles activités, accompagnement de projets professionnels, etc.).

De plus, afin de pouvoir réunir les services concernés, plusieurs étapes indispensables ont été suivies, notamment avec de nombreuses réunions préparatoires avec l’ensemble des acteurs. Elles ont impliqué les services achats, les services techniques, le service biomédical, l’informatique, mais aussi les pharmacies ou encore les Equipes Opérationnelles d’Hygiène (EOH) ; et bien évidemment les personnels des services logistiques.

Pour garantir un bon fonctionnement de la chaine logistique, la construction du « projet transports » a été conduite de concert avec la construction du « projet magasins ». La définition des tournées, les horaires, les modes de transport ont été arrêtés en commun avec l’équipe du magasin dans un objectif à la fois économique (en optimisant les tournées), et social (en équilibrant la charge de travail). Au final, même si les équipes transports et magasins restent deux équipes distinctes, gérées par deux responsables, la perception qu’en ont les services bénéficiaires est celle d’une équipe unique tant leurs prestations sont intriquées. Dans le même temps, l’externalisation de la prestation de préparation des repas associée à l’internalisation des tournées par le service transport du GHT a entraîné une réorganisation complète de la chaine logistique liée aux changements d’horaires, y compris pour les services de soins pour que les patients continuent de prendre leurs repas aux mêmes heures.

 

Ce projet de restructuration appuyé sur une organisation, des procédures et des interlocuteurs uniques pour l’ensemble des professionnels du GHT Paris, encourage ainsi la synergie nécessaire au bon fonctionnement du groupement. Il favorise entre autres la diffusion des savoir-faire et contribue de facto à une meilleure prise en charge des patients